Als je lid wordt van Emile gaan we ervan uit dat je op de hoogte bent van de inhoud van het huishoudelijk reglement.
Huishoudelijk reglement
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Art.1
Emile is de naam van de studievereniging van Pedagogische Wetenschappen, behorende bij de faculteit Sociale Wetenschappen van de Universiteit Leiden gevestigd te Leiden.
Art.2
Dit huishoudelijk reglement is gebaseerd op de statuten, beschreven in de akte van oprichting opgesteld op 10 juli 1990. Het reglement dient als uitbreiding op de bepalingen die al in de statuten zijn vastgesteld en is ondergeschikt aan de statuten.
Art.3
Een wijziging van dit huishoudelijk reglement kan alleen door de algemene ledenvergadering worden besloten. Hiervoor zijn tweederde van de stemmen nodig.
Hoofdstuk 2: Leden
Art.4
Leden zijn degenen die
a. zich hebben aangemeld bij het bestuur. Zij moeten ingeschreven staan bij de Universiteit Leiden bij de studie Pedagogische Wetenschappen. Het lidmaatschap is voltrokken als het eenmalige lidmaatschapsgeld is betaald.
b. medewerker zijn van een van de vakgroepen van de studie Pedagogische Wetenschappen. Medewerkers betalen geen lidmaatschapsgeld.(zie artikel 4, statuten studievereniging Emile der Pedagogische Wetenschappen te Leiden.)
Art.5
Leden hebben het recht om
a. de algemene ledenvergadering bij te wonen, daarbij te spreken, een stem uit te brengen en/of een motie in te dienen,
b. een ander lid te machtigen om in zijn plaats te stemmen op de algemene ledenvergadering,
c. minstens een week van te voren kennis te nemen van de agenda en andere stukken die besproken
gaan worden in de ALV
d. kennis te nemen van de notulen van de algemene ledenvergadering,
e. zich kandidaat te stellen om plaats te nemen in een commissie,
f. zich kandidaat te stellen om plaats te nemen in het bestuur,
g. deel te nemen aan de activiteiten die de vereniging organiseert, mits er wordt voldaan aan eventuele,
door het bestuur redelijk gestelde vereisten.
h. samenvattingen te kopen.
Art.6
Door lid te worden verbindt ieder zich aan de bepalingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en de besluiten van de vereniging.
Om lid te worden:
a. moeten de volgende documenten ingeleverd worden:
- een inschrijfformulier,
- een kopie van de inschrijving aan de Universiteit Leiden, waarop het studieprogramma van de betreffende student vermeld staat (dit geldt alleen voor minor, schakel en buitenlandse student lidmaatschappen),
- een pasfoto.
b. Een persoon is pas lid als alle documenten zijn ingeleverd en het betreffende bedrag behorende bij het lidmaatschap op de rekening van Emile staat.
Art.8 Het lidmaatschap eindigt:
a. door de dood van het lid
b. door schriftelijke opzegging van het lid
c. door opzegging van de vereniging
d. door ontzetting
e. door het verlies van de kwaliteit als in artikel 4 is opgesteld.
(Zie artikel 6, statuten studievereniging Emile der Pedagogische Wetenschappen te Leiden.)
Art.9
Het lidmaatschap is persoonlijk en niet overdraagbaar. Ook de lidmaatschapspas is persoonsgebonden.
Art.10
Als lid is het verplicht een lidmaatschapspas te hebben. Deze wordt eenmalig aan het begin van het lidmaatschap verstrekt. Bij verlies, diefstal o.i.d. van de lidmaatschapspas dient er opnieuw een pasfoto ingeleverd te worden en dient er een klein administratief bedrag betaald te worden.
Art.11
a. Opzegging kan alleen door schriftelijk af te melden bij het bestuur daarbij dient de persoonlijke lidmaatschapspas ingeleverd te worden.
b. Als een eerstejaars student zich uitschrijft voor 1 februari van dat studiejaar, heeft die student recht op een teruggave van 60% van het lidmaatschapsgeld.
Indien een lid een verschuldigd bedrag weigert te betalen aan de vereniging, kan dit lid na twee waarschuwingen, via telefoon, email of brief, op de zwarte lijst worden geplaatst. Dit houdt in dat het lid voor onbepaalde tijd geen gebruik mag maken van de diensten van Emile.
(Zie artikel 6 ad. 4, statuten studievereniging Emile der Pedagogische Wetenschappen te Leiden.)
Hoofdstuk 3: de Algemene Leden Vergadering (ALV)
Art.13
De algemene ledenvergadering vindt minstens twee maal per jaar plaats.
a. Een lid machtigt een persoon voor het uitbrengen van zijn/haar stem door het formulier Machtiging algemene ledenvergadering in te vullen. Deze is verkrijgbaar in het verenigingshok. Het formulier dient voor aanvang van de algemene ledenvergadering te worden ingeleverd.
b. De gemachtigde hoeft geen lid te zijn van Emile.
c. Een persoon kan voor ten hoogste twee personen als gemachtigde optreden.
Art.15
a. Voor aanvang van de ALV dienen alle aanwezigen zich in te schrijven op de intekenlijst. Deze lijst dient ter controle van de telling van de stemmen.
b. Staat een stemgerechtigde niet op de lijst, mag er door deze persoon geen stem worden uitgebracht.
Een stemming wordt aangenomen bij de meerderheid (de helft plus één) van de stemmen. Als uitzondering geldt een wijziging in de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging, hiervoor zijn tweederde van de stemmen nodig. (Zie artikel 17 en 19, statuten studievereniging Emile der Pedagogische Wetenschappen te Leiden.)
a. Tijdens de ALV wordt het huidige beleid verantwoord door het bestuur en de commissies. De financiën van afgelopen periode vanaf de vorige ALV worden besproken. Het nieuwe beleid wordt door het bestuur gepresenteerd, evenals de nieuwe begroting waarover gestemd wordt.
b. Leden hebben het recht om tot 24 uur voor aanvang van de ALV schriftelijk een agendapunt in te dienen bij het bestuur.
Tijdens de wissel ALV verantwoordt het oude bestuur het afgelopen half jaar. Na het constitueren van het nieuwe bestuur presenteren zij hun nieuwe beleid en de daarbij behorende stukken. (Zie art. 19)
a. Leden hebben het recht om een motie in te dienen tijdens de ALV. Als deze door tweederde van de stemgerechtigden wordt ondersteund moet het bestuur de motie in behandeling nemen.
b. Het bestuur heeft het recht om meer uitleg te vragen voor de motieven van de motie. Ook heeft het bestuur het recht om zich te verdedigen tegen de motie.
Hoofdstuk 4: het bestuur
Art.20
a. Het bestuur is het gezicht van de vereniging. Om professioneel over te komen moet het bestuur bij bepaalde gelegenheden een pak dragen. Om de bestuurders tegemoet te komen in de extra kosten, krijgt ieder bestuurslid aan het begin van de bestuursperiode 50 euro.
b. Als een bestuurslid voortijdig stopt met het Emile bestuur, er wordt afstand genomen van de functie, moet degene zijn tegemoetkoming voor het pak terug betalen.
a. Van de Universiteit Leiden krijgt het bestuur een waardering voor de inzet voor het bestuur. Deze waardering uit zich in een bestuursvergoeding die wordt uitbetaald aan het eind van het bestuurstermijn. Het bestuur mag dit bedrag onderling zelf verdelen.
b. Een bestuurder heeft alleen recht op de bestuursvergoeding als het bestuurstermijn wordt vol gemaakt. Als een bestuurslid voortijdig stopt met het bestuur kan er geen aanspraak worden gemaakt op de bestuursvergoeding. Een uitzondering kan worden gemaakt als de overige bestuursleden de omstandigheden of redenen van de (ex) bestuurder als geldig zien. Binnen het bestuur wordt dan berekend waar het (ex) bestuurslid recht op heeft.
a. Voor een buitenlandreis heeft het bestuur recht op 10 procent korting. Hierbij geldt een maximum van 50 euro korting p.p.
b. Wanneer het bestuur voor representatieve doeleinden wordt geacht aanwezig te zijn, hebben zij recht op maximaal 5 euro vergoeding voor toegang. Representatieve doeleinden zijn activiteiten door Emile georganiseerd, waarbij het bestuur (gedeeltelijk) verantwoordelijkheid draagt.
Alle bestuursuitgaven moeten correct worden genoteerd en moeten kunnen worden verantwoord. Bestuursuitgaven die niet hieronder staan worden in principe niet goedgekeurd door de kascommissie op de halfjaarlijkse ALV. Onder bestuursuitgaven vallen:
a. Bestuurspakken ( €50 p.p.)
b. Wisseldiner (€20 p.p.)
c. Kantoorartikelen/onderhoud hok (€50)
d. Cadeau actieve leden (max. €5 per cadeau)
e. Cadeaus voor constitutieborrels (max. €8 euro per cadeau)
f. Bestuursbedankje einde bestuursjaar (max. €20 p.p.)
g. Cadeau nieuw bestuur (max. €50)
h. Drukken T-shirts/polo’s (max. €25 p.p.)
Art.24
Het bestuur is verplicht een draaiboek te maken voor hun opvolgers. De vorige draaiboeken moeten herschreven en/of aangevuld worden.
Hoofdstuk 5: de commissies
Art.25
Bij besluit van de algemene ledenvergadering kunnen commissies worden ingesteld, voor het vervullen van speciale taken, en worden opgeheven.
Art.26
a. Alle commissies moeten verantwoording afleggen aan de ALV. Eindverantwoordelijke is de betreffende commissaris.
b. De voorzitter van een commissie is verplicht aanwezig te zijn bij de algemene ledenvergadering om verantwoording af te leggen over zijn/haar commissie. Is de voorzitter verhinderd, moet de voorzitter voor een vervanger uit de commissie zorgen met toestemming van de commissaris.
c. De overige commissieleden worden geacht aanwezig te zijn.
Voor dat iemand plaats neemt in een commissie zal er een kennismakingsgesprek plaatsvinden met de betreffende commissaris. Hierin worden alle rechten en verantwoordelijkheden van het commissielid duidelijk gemaakt en wat er van de commissaris kan worden verwacht. Na het gesprek zal duidelijk worden of de persoon toetreedt tot de commissie.
Art.28
Binnen een commissie wordt een voorzitter, secretaris en penningmeester aangewezen om de daarbij horende taken uit te voeren. Dit gebeurt na maximaal drie vergaderingen.
Art.29
Tijdens elke commissie vergadering worden er notulen gemaakt en deze worden opgeborgen in de desbetreffende commissie map in het Emile hok.
Art.30
a. Commissieleden krijgen voor eigen activiteiten waarbij ze verplicht aanwezig moeten zijn tot max. 5 euro vergoeding voor toegang. (Uitgezonderd buitenlandreis, zie ad b). Door de betreffende commissaris wordt bepaald hoeveel commissieleden verplicht aanwezig moeten zijn.
b. Voor de buitenlandreizen hebben de leden van de commissie buitenland recht op 10 procent korting. Hierbij geldt een maximum van 50 euro korting p.p.
Art.31
Tijdens de wissel algemene ledenvergadering wordt er een adviescommissie ingesteld, die het nieuwe bestuur met raad bij kan staan. Zij mag alleen advies geven als hierom gevraagd wordt. De commissie bestaat uit minstens twee leden, waarvan minstens een oud bestuurslid van het afgelopen bestuursjaar. Het nieuwe bestuur stelt de commissie samen. De adviescommissie moet de notulen ontvangen van elke bestuursvergadering zodat ze op de hoogte zijn van de zaken die spelen binnen Emile. De notulen mogen gecensureerd worden, dit betekend dat persoonlijke zaken van bestuursleden niet in de notulen vermeld worden die naar de adviescommissie gestuurd worden.
Art.32
a. Tijdens de bestuurswissel algemene ledenvergadering wordt ook de kascommissie ingesteld. Deze commissie heeft als taak om de balans, staat van baten en lasten, te onderzoeken. De commissie controleert of het huidige bestuur verantwoordelijk is omgaan met het verenigingsgeld.
b. De commissie bestaat uit tenminste twee personen, waarvan een oud bestuurslid van het afgelopen bestuursjaar. Het nieuwe bestuur stelt de commissie samen.
c. De commissie brengt verslag uit van zijn bevindingen in de algemene ledenvergadering. Ook heeft de commissie het recht om het bestuur op hun vingers te tikken wanneer er financieel niet voldoende gefunctioneerd wordt.
d. De commissie heeft recht op inzage in de betreffende documenten tenminste een maand voor de algemene ledenvergadering (Zie artikel 13, statuten studievereniging Emile der Pedagogische Wetenschappen te Leiden.)
Hoofdstuk 6: Boekverkoop
Art.33
Als boeken zijn gekocht worden de boeken niet terug genomen en wordt er geen geld terug gegeven. De boeken moeten dus van te voren worden gecontroleerd op schade en of de juiste boeken zijn besteld of geleverd.
Art.34
Boeken die niet op de boekverkoop dag worden opgehaald, worden in ieder geval een dag vastgehouden. Er wordt dan een klein bedrag in rekening gebracht voor administratiekosten. Tenzij er uiterlijk een week voor de boekverkoop een afmelding is geweest, die door het bestuur is goedgekeurd.
Art.35
Bestellingen mogen alleen worden opgehaald op vertoon van de persoonsgebonden ledenpas. Naam op de pas moet overeenkomen met de naam op de bestelling. Dit betekent ook dat iemand anders een bestelling van een Emile lid mag komen ophalen met de pas van het Emile lid. Dit gebeurt geheel op eigen risico (zie art. 34).
Hoofdstuk 7: Overig
Art.36
Van elke samenvatting wordt hooguit een exemplaar per lid verkocht op vertoon van de ledenpas.
Studenten die geen pedagogiek studeren en dus geen Emile lid zijn, maar wel pedagogiek keuzevakken volgen, kunnen voor de verzendprijs de betreffende samenvattingen kopen. Dit kan alleen op vertoon van een ledenpas of een ander bewijs van lidmaatschap van zijn/haar eigen studievereniging.
De Emile pinpas wordt in principe niet uitgeleend. Mocht de penningmeester het nodig achten om de pas aan een lid uit te lenen, treedt protocol 2 in werking. (Zie bijlage 1).
Art.39
Wanneer er een bedrag moet worden voorgeschoten aan een Emile lid voor diensten van Emile wordt volgens protocol 1 gehandeld.
Art.40
De penningmeester blijft verantwoordelijk voor de financiën behorende bij zijn/haar bestuursjaar. Voor eventuele verantwoording van zaken die na het sluiten van het boekjaar hebben plaatsgevonden, is de penningmeester verplicht aanwezig te zijn op de eerstvolgende beleids ALV van het volgende bestuur.
Bijlage 1: Protocollen
Er zijn hiervoor vier handtekeningen nodig. Een van de penningmeester en van degene aan wie het voorschot wordt betaald voor het wordt overgemaakt. Daarna als het bonnetje binnen is en het bedrag wordt verrekend moeten er weer twee handtekeningen worden gezet door de penningmeester en degene aan wie het voorschot is gedaan. In het geval dat de penningmeester geld voorschiet aan de eigen privé-rekening dient een ander bestuurslid de tweede handtekening te zetten.
Als de pinpas wordt uitgeleend, wordt een datum afgesproken waarop de pinpas geretourneerd zal worden. Vervolgens dient het formulier door de penningmeester en degene aan wie de pas wordt uitgeleend ingevuld en ondertekend te worden. Als de pas en het betalingsbewijs bij de penningmeester zijn ingeleverd wordt het tweede deel van het formulier getekend. Daarmee ligt de verantwoordelijkheid voor het beheer van de pinpas weer bij de penningmeester. Alleen de penningmeester kan besluiten de pinpas uit te lenen.